Elektronická podatelna

Informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů dle §2 odst. 3) vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Elektronické podání pošty je možné prostřednictvím níže uvedeného formuláře, e-mailové zprávy nebo na technickém nosiči dat (usb flash). Nosič můžete doručit do podatelny Obecního úřadu v úřední hodiny. Na jednom technickém nosiči dat smí být pouze jedno podání a jeho přílohy.

Poznámka: v případě elektronického podpisu nutno používat zaručené elektronické podpisy a kvalifikované certifikáty vydávané akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb. Další informace o elektronickém podpisu najdete na www.ica.cz.

Adresa elektronické podatelny: podatelna@opatovicenadlabem.cz

Požadavky na elektronická podání:

Pokud je přílohou soubor, obecní úřad akceptuje soubory ve formátech: *.HTML (hypertextový dokument), *.TXT (prostý text), *.RTF (dokument v textovém standardu RTF), *.PDF (dokument ve formátu Adobe Acrobat), *.DOC a DOCX (dokument MS Word), *.XLS a XLSX (dokument MS Excel). *.ODT nebo *.ODS (dokument Open Office), případně v běžném grafickém formátu nebo ve formátu *.ZIP a *.RAR.
Jednou zprávou (nebo na jednom technickém nosiči dat) zasílejte pouze jedno podání. Maximální velikost přílohy pro elektronické podání (mimo technický nosič) je 10 MB.

Přehled datových formátů dokumentů obsažených v datové zprávě v digitální podobě, včetně technických, popřípadě jiných parametrů

Podle § 64 odst. 1 archivního zákona je povinnost přijímat dokumenty alespoň v datových formátech stanovených jako výstupní formáty podle vyhlášky č. 259/2012 Sb., nebo v datových formátech, které jsou výstupem z autorizované konverze dokumentů.

Statické textové dokumenty a statické kombinované textové a obrazové dokumenty

• PDF, verze 1.7 a vyšší,
• PDF/A, ISO 19005,
• TXT,
• RTF,
• DOC, dokument ve formátu textového editoru Microsoft Word verze 6.0 a vyšší,
• DOCX, dokument ve formátu textového editoru Microsoft Word verze 6.0 a vyšší,
• XLS/XLSX,
• ZFO (datový formát ZFO je určen pouze pro účely zpracování technologickými datovými schránkami).

Statické obrazové dokumenty

• PNG, ISO/IEC 15948,
• TIF/TIFF, revize 6 - nekomprimovaný,
• JPG/JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918.

Dynamické obrazové dokumenty

• MPEG-2, ISO/IEC 13818,
• MPEG-1, ISO/IEC 11172,
• GIF.

Zvukové dokumenty

• MPEG-1 Audio Layer II nebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2),
• MPEG-1 Audio Layer III nebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3),
• WAV, PCM.

Databáze

• XML, kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML nebo Document Type Definition (DTD).
  

  
  Maximální velikost datové zprávy pro elektronické podání v podobě datové zprávy je 100 MB, přičemž maximální velikost jednoho souboru je 10 MB. Maximální přípustná velikost zprávy přijímané pomocí elektronické pošty je 10 MB.

Adresa pro osobní podání a pro příjem podání na technických nosičích dat:

Obec Opatovice nad Labem
Pardubická 160
533 45 Opatovice nad Labem

Úřední hodiny pro osobní podání a pro příjem podání na technických nosičích dat:

Příjem a zpracování elektronických podání:

Obdrží-li elektronická podatelna elektronické podání, vyrozumí o tom odesilatele e-mailovou zprávou, odeslanou na adresu uvedenou v podání. Obsah zprávy je dán výsledkem prvotních kontrol e-podání z hlediska čitelnosti, přítomnosti e-podpisu, přítomnosti viru atd. Neprojde-li e-podání některou kontrolou, není e-podatelnou přijato a ve zprávě je pak uveden konkrétní důvod. Vypsány jsou i identifikační údaje e-podání.

Pokud si odesilatel vymíní zaslání zprávy o přijetí podání v listinné podobě,  podatelna mu zprávu v této podobě odešle.
Pokud si odesilatel vymíní, může být další komunikace s Obecním úřadem vedena výhradně v listinné podobě.
Po přijetí elektronického podání je elektronická písemnost podána do spisové služby úřadu. Další postup je již stejný jako u běžného podání.

Zpracování elektronických podání se řídí příslušnými zákonnými normami a standardem ISVS pro provoz elektronických podatelen ve vztahu k používání zaručeného elektronického podpisu (vydal ÚVIS č.016/01.01)

U elektronických dokumentů podatelna dále zkontroluje, zda datové formáty dokumentů doručených elektronické podatelně odpovídají podmínkám provozu podatelny. Pokud neodpovídají, dokument neeviduje a vyrozumí o tom odesílatele. Pokud neodpovídají pouze u některých příloh, dokument eviduje bez těchto příloh a vyrozumí o tom odesílatele.   

Podatelna provede antivirovou kontrolu u každého doručeného elektronického dokumentu. Pokud podatelna zjistí v doručeném elektronickém dokumentu výskyt škodlivého kódu, dokument neeviduje a uvědomí odesílatele. 

Pokud veřejnoprávní původce zjistí, že doručený dokument v analogové podobě je neúplný, nečitelný nebo nesplňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách, a je schopen určit odesílatele tohoto dokumentu a kontaktní údaje odesílatele, vyrozumí odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se veřejnoprávnímu původci vadu doručeného dokumentu ve spolupráci s jeho odesílatelem odstranit, veřejnoprávní původce dokument dále nezpracovává.

Není-li veřejnoprávní původce schopen určit odesílatele doručeného dokumentu, který je neúplný, nečitelný nebo nesplňuje podmínky přijímaní dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách, a kontaktní údaje odesílatele, dokument dále nezpracovává. 

Veřejnoprávní původce postupuje obdobně, pokud zjistí, že doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, je neúplný, nelze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, obsahuje škodlivý kód, není v datovém formátu, ve kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, není uložen na přenosném technickém nosiči dat, na kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, je-li  k doručení dokumentu užito přenosného technického nosiče dat, nebo nesplňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách. ,